你不是工作量太多,而是不夠專注-6個提升在職媽媽專注度的方法。

by | 1 月 21, 2022 | 媽媽成長課, 自我成長

上班的時候想著孩子,在家的時候想著工作的死線?作為在職媽媽的你,會這樣想嗎? 要是不能放下工作,有沒有甚麼方法或工具,可以幫助你讓時間用得更有效率、精神更集中,好等工作順利完成,可以回家專心顧孩子呢? 有,在這裡。雖然我沒有固定工作地點,但我擁有更易被打斷專注力的工作模式——在家工作。這篇文章就是與你分享,我如何透過以下6個方法,幫助自己在工作時更專注,平衡工作和生活之間各種角色的責任和需求。


前言

雖然我沒有一份要到固定地點上班的工作,但我自10年前起,成為在家工作者,及後生了孩子,我同樣能感受到在職媽媽的糾結,我並不是一來就立刻懂得如何在家育兒又在家工作,反倒我也曾身陷險境,一直活於忙亂的生活中,不能自拔好長一段時間。

我也看見很多在職媽媽,在工作和家庭中努力平衡,想盡辦法創造更多時間,那包括睡少一點、減少自我時間(本就不多!),就為了完成人生中各個角色所需的責任。

我也曾有這個想法,時間不夠?那就減少自己一些「可被減少」的時間,那不就可以。但問題來了,難道你可以一直減少你的睡眠時間嗎?如果可以,我想問題未解決之前,你已解決了自己。

所以,要是你改不了數量,你就一定要從質量裡入手,也就是時間效率。

我便是在此背景下,決定好好學習時間管理,重新設計我的工作環境及周邊所需配備,好等我可以在家也能準時完成工作,讓事業繼績前進,並可以安心照顧孩子。

以下是我個人使用過或正在使用中的方法,雖然我的工作環境設在家中,但以下的方法對於有固定工作地點的在職媽媽也是有效的。

1. 設計你的工作環境:你現在是一名要專心工作的員工

讀過《原子習慣》一書後,我改變了我的書桌擺設。從以往有相架、有孩子自家學習研事的學藉、不知何時開始存在的孩子玩具(玩具就是無處不在好嗎?)、有零食、有一堆雜物,現在我會非常有意識地每天清理工作桌上與工作無關的東西。

理由是,「環境是一隻隱形的手,形塑人的行為。」《原子習慣》一書教懂我,你的所有行為,取決於你置身的環境,因為環境中的物品,代表著一項又一項的提示,而提示又會觸發你的特定行為:看到孩子的相片,想到孩子明天要交的專題報告,想起專題報告尚欠一幅畫,想起要添家中畫筆,然後你決定下班要去買,可是今天可能要加班……

人類的思考模式是這樣發散的,一個點往往會延伸至下一個點,有時候你會忘記自己從何而來,又要去哪裡,迷失在自己的失焦中,這對於要於必需準時完成工作回家顧孩子的媽媽來說,不是理想的狀態。

你不必把功夫交給意志力,每次都叫意志力拉你的精神回來,「好,不要想了,現在要專心工作!」可是不到10分鐘,你腦海又彈出孩子下個月的生日會……你要做的,就是設計一個能讓你專心工作的環境,填滿或不填滿那些能讓你工作專注的東西,讓你能夠處於一個「我現在是一名要專心工作的員工」,而非時刻提醒你:「我是媽媽,我還沒有想好明天的午餐盒內容是甚麼。」

這裡的意思,並非要你忘記媽媽這個身份,而是希望透過環境的設計,讓你在工作時專心工作,不會心不在焉。所以,現在你要想想,在你的工作桌上,有甚麼是阻礙工作流暢度及專注力的東西?發現的過程並不容易,也未必可以立即完成,但只要你開始有此意識,你便能夠慢慢設計一個更理想的工作環境。

要是不能改變環境? 

如果你有固定上班的工作環境,空間本就充滿很多強大的提示,電腦、椅子、工作桌,而你可能只需稍稍調動工作桌上的物品,可能已能改善你的專注度。可是,如果像我在家工作,我真的不能把睡房都變成冷冰冰的辦公室呢?那怎麼辦?

你可以這樣做:

賦予物品新的定義和提示

如果你從來都只有一部手機,處理公事和私事,你可以分開一部公事手機,一部私事手機,把工作的事情和固定手機連上開關係,只要拿上那部手機,就代表你在工作。千萬不要用這部手機處理私人事。

劃分每個小空間的功能

例如我在家有一個工作桌空間,我是絕不會在那個地方看劇、看書、或是做一些休閒活動,因為那是一個工作的空間。

另一個例子,有時我也會在家中的餐桌上辦公,但我會轉移至一個我不常坐的位置,面向牆壁,這是一個代表我要專心工作的環境提示。

利用儀式感

按下計時器、開啟靜音模式、和孩子說一聲「媽媽要工作囉」,就代表要開始工作了。

這是我在家的工作桌。

2. 找工具承載你的雜念

從不同媒體聽過,每個人一天在腦海中出現的念頭,由兩萬多至五幾萬個不等,數據落差雖然很大,也不知這數據如何測試出來,但你的腦子真的一天到晚都不斷在動!只要你試過冥想,你會更懂我說甚麼。

對於在職媽媽來說,不斷從腦海中出現的、與工作有關或無關的雜念,都對工作的專注度有影響,我曾經也是一個對此毫無覺知的人,在工作的過程中,總會突然跳出很多想法的人,尤其是在寫作時,寫到某個點時,可能覺得這可以是一個很好的Marketing點子,便跑去處理一下Marketing事項,然後,文章就給擱下來,拖延問題也就此出現。

媽媽本就是一個多工的角色,有很多時候你是不由自主地想起某些事情未辦,那未必很逼切要處理,但你卻因為怕自己忘了,而停下手邊的工作,去著手處理一下這個事情。

這裡,我提供一個非常有效的方法,我一直在使用,就是準備一本日用筆記本,設立其中一個位置為 「釋放大腦」空格,每當你在工作途中,腦海飄過任何雜念,你都立即把它記下來!你不必去分析這個雜念是否有意義,是否對某件事有幫助,是否要把它記在哪一處以便日後跟進、是否要與工作或家庭相關,總之只要是一件你覺得,你需要之後再處理的事,你就立即把它記下來!

你知道嗎?這個小舉動讓我不會被念頭牽著走,因為念頭一來我就立即將之捕捉放在筆記本上,那怕我之後要處理或不處理,這都能讓我繼續專心眼前事務,而且內心(其實是大腦)也因為沒有過多牽掛而感覺輕省了很多。

記下來的事如何處理?

如果當天提早完成當天的工作,我便會在查看一下這個「釋放大腦」空格,有沒有甚麼是可以立即處理掉的;有沒有哪些是屬於有助長遠計劃的方案,如果有就把它記入電腦特定的資料庫;有沒有那些是可以往後日子處理的,有就把它排進去待辦清單。簡單來說,就是將之歸類,進入待辦系統。

這個筆記本不需要美輪美奐,反而價格愈平愈好,原因是這樣你亂寫起來也不會肉痛!我以往就是常用那些名貴的筆記本,每次下筆都有壓力,本來只是要用來幫用記下雜念,減低大腦負荷,卻又增添壓力。後來我一本在雜貨店買的 $12的草稿簿子,卻有很好的效果。

3. 運用番茄鐘:集中25分鐘就夠

番茄鐘對於在意時間管理的人應不會陌生,你可以隨便找到很多蕃茄鐘App的去運用,不過由於是要裝在手機裡的App,這有可能提升你拿起手機、被中斷注意力的機會,所以我會建議使用那些小型計時器,每次只要倒數計時25分鐘就夠。

我曾沿用過這個方法幾天,有帶來一點效益,主要在於即時提升專注力方面,的確能讓自己感覺更能集中去完成工作,尤其是內心雜念很多、身心狀態不佳的時候,這個番茄鐘工作法的確能讓自己快速進入狀態。

可是,因我的工作比較多時間需要長時間寫作,所以我在日常工作比較少用這個方法,但要是我當天身心狀態不佳,或是外出在Cafe工作,我也會用此方法去去幫助自己進入狀態和集中精神。

對於的番茄鐘的正確使用,我覺得下面的文章交待得很清晰,你可以看看。

唐鳳也推的「番茄鐘工作法」怎麼用?沒懂這 3 原則,超容易失敗
來源:©經理人

這樣一個計時器,就已能對專注力提升有幫助。

4. 主動減少「可被減少的干擾」

如果你是屬於公司的管理層,需要及時回應決策,又或工作性質如服務行業等,你的工作就是要長時間回應客人的需求,你當然不能期望你的下屬或客人不來打擾你!因為你的薪金就是買你的時間被打擾啊。

但要是,你像我一樣,是一名在家工作者或是需要深度工作的在職媽媽,我們都應該主動地去減少那些「可被減少的干擾」,例如:

手機裡的非即時聯絡通知

購貨提醒、即時優惠、社交媒體互動通知、電郵通知、軟件更新……相信我,你關掉這些通知後,你會發現你的世界寧靜很多,而且,當你關掉通知後,你會發現那些通知的即時性都是沒必要的。

手機裡的即時通訊通知

我相信並非所有人的即時通訊軟件都會用來處理十萬火急的事情,如果是,此舉也不明智啊。直白一點說,你真的沒那麼重要啦。就算那是來自客人的訊息,你有必要養成秒回的習慣嗎?要是真的那麼急,那他一定會打電話給你啊!你其實可以訓練任何人對你訊息回覆速度的期待感的。如果你希望在工作過程中更能集中,練習放下電話,在固定時間才回覆訊息(視乎你最長可容納的時間),其實有助多方面工作效率提升。

銷售電話

有很多App幫助你過濾這些你不願意接收的銷售電話。

個人實作:我將所有手機裡通知關掉

在2021年年頭,我看過一篇解說現代智能電話對人類的專注力影響後,我就將電話裡所有App的通知都關掉,沒有聲音或震動通知、沒有未讀訊息數量通知等等。

當然,這個舉動也有一點試驗性質,我想就看看感覺如何,如果不行就把它們都開回來啊,反正只是幾個開關。

開初的幾天,你會感覺自己「變得不再重要」而有一點落寞,因為以往你的電話會一直在響在震,好像「很多人」都在找你,而那其實只不過都是群組訊息,也當然是有些人特意找你,但那些訊息很多時都沒有很高急切性,可以稍後回覆。所以,在此更要反思一個問題,如果大多訊息都不急切,為何總要立即通知你?那其實就是智能電話的設計要你時刻拿起電話。

然後,過了幾天覺得「自己不重要」後,你開始感覺到輕省,也更認清之前那種「被人需求」而令自己感覺重要的錯覺——對啊,你真的沒那麼重要,而你對誰是真正重要呢?就是你自己和你的家人。

5. 清楚劃分時間段

如果你感覺公私生活都忙得一團糟,這是一個很快速的方法讓你重獲規律感。如果你是一位一週上班5天的媽媽,在週末的你必定完全沒有任何工作的意慾,這是一個約定俗成的習慣,而這個習慣很自然令你日子一到,你就進入休閒模式。同理,你也可以設計這樣的模式給自己,為你的公務及私人生活設立時間界線,以一天當中不同時段為單位。

個人實作

以我為例子:早上6至8點,是個人時段;9至10點,是家庭時段;10點至下午4點,是工作時段,下午4點至9點是孩子和家庭時段,晚上9點後是個人時段。

可能你沒有特別去劃分這樣的時段,你平日已在做著同樣的事,早上忙完孩子上學,自己上班,下班後趕回家,自然就是家庭時段,但其實這個時間劃分的重點,不是提醒甚麼時候做甚麼事,重點是,你在那個特定時刻,應以甚麼為重心,甚麼應優先考慮。

很多媽媽一直處於公私生活忙亂的主要原因,是沒有為公私生活設立界線,在本應是私人的時空做公務,在本應公務的時刻,想著家庭和孩子事。

我一直也在用這個方法,在一天之中提點自己,例如,現在是陪孩子時間,那甚麼是最有價值的陪伴? 那是放下手機,專心陪玩;現在是工作的時段,那做甚麼會最有效率?那就是遠離手機,專心一致。(手機真的很易讓人分心。)

小訣竅

你的人生角色越多,你需要轉換的場景可能也會變多。人在場景轉換中,需要花額外的專注力。在此提供一個小訣竅,**你可以利用一個儀式或一件物品,將之與你即將轉換的場景連結起來。例如我拿出計時器,就代表我要即將要工作,我把電話轉換知家庭模式,就代表我要陪伴孩子,這是一個給大腦的提示,讓你可以快速進入狀態。

6. 準備雜務清單在碎片時間執行

除了以上說的大塊時間段,其實一天之中,我們還是會有很多碎片時間可以用來處理很多雜務。這些時間可能是等候時間:餐廳用膳等上菜、影印機等紙印出來、升降機到來……,也可以是上下班在車箱途中,甚或可以是在工作任務之中的休息時間(在你休息期間加插一項與工作無關又很輕鬆的私人任務,其實也會有助大腦放鬆的)。

要能夠善用這些碎片時間,重點在於其雜務清單的準備。

清單內容

這份雜務清單的內容都是工作以外的事情,一般都會圍繞家庭、孩子或是自身的。

大任務要將之拆解為非常多的小任務。

每一項任務都應拆解成10至15分鐘便可完成(甚至更少)。

執行時間

通勤時間、等待時間、工作任務轉換時間

這個清單也就是第二點說的,雜念承載工具之一。

個人實作

往餐廳用膳等候上菜期間,是我最常打開雜務清單的,去iherb添日常用品、家長間聯絡、安排孩子活動午餐內容、訂購貨物等等。因為這個時間一般都有10至15分鐘,剛好夠我完成以上一個任務。

總結:你絕對有能力勝任工作並好好照顧孩子

我曾經也有好長一段時間,常常質疑自己,到底應不應該花這麼多時間工作,而沒有好好花時間陪伴孩子,因為那時候常常感覺工作做不完,陪伴孩子時心煩氣躁,會歸因於是自己的工作量太多。

其實,我只是沒有好好規劃好工作流程、沒有為自己設立公私事界線(這也是在家工作的人很常見的狀況),沒有做好時間管理、過度完美主義……而且,不相信自己有能力去做好以上一切。

我以為是工作量太多,其實只是能力不到。

在面對困難,其實你只有兩個選擇,一是降低要求,接受這樣就好,一是提升能力,迎向你期望的標準。

學習時間管理是我選擇提升能力的方法之一。現在,我其實還在學習,每一天都在想,如何可以把工作流程設計得更有效率,因為我是一人的自媒體,所有事情都要一人包辦。

我希望分享這半年來的學習所得,可以幫助你一點。因為真的,單是以上其中一個項目只要執行得宜,你會立即見到效果。

因為,我不希望看到,有媽媽因為缺乏工具或認知,而草草放棄工作,我會為此感到可惜。

不是因為失掉一份和工作和薪金,而是如果那是你夢想或是自我實現的工作呢?那不會太可惜嗎?明明你就是有能力勝任工作並好好照顧孩子的啊!

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      李心尹 Natalie 是香港自媒體創作者、Podcast 節目《媽媽成長課》主持人。致力創作提升母職生活效能及幸福感的內容,協助現代媽媽創建理想母職生活。

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